Vor einem ordentlich aufgeräumten Bücherregal in ihrem Büro in Barcelona erzählt Cecilia Delgado-Molina, Exekutivsekretärin der International Sociological Association (ISA), von einem denkwürdigen Erlebnis, das sie im ersten Jahr ihres Amtsantritts am anderen Ende der Welt hatte.
„Wir haben am Ende für leere Räume bezahlt. Da die Teilnehmer für persönliche Interaktionen weite Strecken zurückgelegt hatten, erschienen sie nicht zu den Hybridsitzungen, die von den Referenten über einen Bildschirm vor Ort abgehalten wurden.“
Cecilia bezieht sich auf eine Hybridkonferenz im Jahr 2023 in Australien, das Experiment der ISA, auf Hybrid umzustellen. „Nach dieser Konferenz waren wir uns stärker denn je darüber im Klaren, dass die ISA eine tiefgreifende Veränderung benötigt.“
Der Weg, der vor uns lag, war gewaltig. Die ISA wurde 1949 gegründet, und ihre Methoden schienen ebenso tief im 20. Jahrhundert verwurzelt zu sein. Doch im Jahr 2023, unter der Führung des Präsidenten und des Exekutivkomitees, begann die ISA, sich eine Transformation vorzustellen, die zwar digital, aber auch kulturell war. Man erkannte, dass ein Umdenken in allen Bereichen nötig war.
Cecilia ist eine mexikanische Soziologin, deren Karriere seit langem mit den globalen Forschungsnetzwerken der ISA verknüpft ist. Sie leitet das Sekretariat der Vereinigung, ein engagiertes Team, das sich der Unterstützung der Mission und Aktivitäten der ISA verschrieben hat. Das Sekretariat wurde mit der Umsetzung der Vision der digitalen Transformation beauftragt. Dazu gehört die Förderung einer digital vernetzten Community, die Verbesserung der Mitgliederservices und die Unterstützung der globalen Forschungsnetzwerke der ISA. Ziel ist die Entwicklung einer Vereinigung mit nachhaltigen, nutzerorientierten digitalen Strategien, die ein Engagement für Inklusivität, Zugänglichkeit und globale Zusammenarbeit widerspiegeln.
Der erste Schritt des Sekretariats war entscheidend: Die Papierarchive der ISA mussten weg! Im Jahr 2024 stellte der Verband die Papierarchivierung ein und alle neuen Materialien befinden sich nun in seinem speziell entwickelten Online-Mitgliederportal. Nach drei intensiven Migrationsmonaten ermöglichte dieses Portal den Mitgliedern einfachere Mitgliedschaftsverlängerungen, Zahlungen in Echtzeit und digitale Ressourcen direkt in die Hände.
Es war ein guter Anfang, aber Cecilia wusste, dass der wahre Test für die digitale Reife der ISA darin lag, neu zu überdenken, wie die Mitglieder zusammenarbeiten, lernen und sich mit dem Verband verbinden.
Wenn das ISC Digital Journeys-Projekt Als elf ISC-Mitgliedern ein gezieltes Coaching zur digitalen Transformation angeboten wurde, ergriff Cecilia die Gelegenheit. Die dringendste Herausforderung der ISA bestand darin, für 2026 ein vollständig online stattfindendes Symposium zu konzipieren. Cecilia war sich bewusst, dass frühere Experimente nicht funktioniert hatten, wie beispielsweise die bereits erwähnte Hybridkonferenz, bei der sich zwei Welten wie eine ungünstige Kollision angefühlt hatten. Für die ISA würde eine vollständig online stattfindende Veranstaltung des Symposiums eine stärkere Vertretung der Regionen mit globaler Mehrheit ermöglichen.
Die konkrete Unterstützung, die Cecilia und ihr Team von der Gruppe erhofften, bestand darin, Vertrauen aufzubauen, um mit der Suche nach geeigneten technischen Partnern für dieses vollständig online stattfindende Symposium fortzufahren. Sie benötigten Hilfe bei der Ausarbeitung einer Angebotsanfrage (RfP).
Im Rahmen von drei Sitzungen mit einem engagierten Coach wurden die Ambitionen von ISA in eine Ausschreibung umgesetzt, die ein stärker vernetztes und engagierteres digitales Treffen verspricht. Der Coach von ISA half dem Team, komplexe technische Anforderungen in klare Anforderungen zu übersetzen. Bis Juni 2025 RfP wurde veröffentlicht und zog Vorschläge von Technologiepartnern aus der ganzen Welt nach sich.
Mit Blick auf die Zukunft betrachtet das Sekretariat das Online-Symposium 2026 als den bisher bedeutendsten Schritt der ISA. Die Vision des Sekretariats ist überzeugend inklusiv: „Wir erwarten mehr Vielfalt, insbesondere aus Regionen, die normalerweise unterrepräsentiert sind. Dies wird auch Wissenschaftlern die Teilnahme ermöglichen, die sich eine Reise aus klimatischen, finanziellen oder gesundheitlichen Gründen nicht leisten können.“
Gruppenfoto mit ISA-Präsident Geoffrey Pleyers, ISA-Exekutivsekretärin Cecilia Delgado-Molina, Mitarbeitern des ISA-Sekretariats und lokalen Freiwilligen beim 5. ISA-Forum für Soziologie in Rabat, Marokko (2025). Bildnachweis: © International Sociological Association.
Während der Arbeit an der Ausschreibung kam auch etwas Unerwartetes dazwischen. „Zuerst dachten wir, wir würden einfach herausfinden, welche Plattform wir wählen sollten“, sagt Cecilia. „Aber das Ergebnis war viel größer: ein klares, strukturiertes Toolkit, das einer ähnlichen Organisation helfen könnte, die mit der gleichen digitalen Unsicherheit konfrontiert ist.“
Planen Sie Ihre Online-Konferenz
Dieser Blog stellt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung vor, die Wissenschaftsorganisationen bei der Planung und Durchführung effektiver Online-Konferenzen unterstützt. Sie bietet eine praktische Anleitung, um alle Phasen der Durchführung einer digitalen oder hybriden Veranstaltung zu durchdenken – von der Zieldefinition über die Einbindung der Teilnehmer bis hin zur anschließenden Erfassung des Erfolgs.
Das resultierende Toolkit bietet einen einfachen Leitfaden für die Durchführung inklusiver Online-Events. Zunächst erfordert es Klarheit: Warum findet die Konferenz statt? Wie sieht Erfolg wirklich aus? Als nächstes richtet sich die Aufmerksamkeit auf die beteiligten Teilnehmer: Wer sind sie wirklich? Dies gilt insbesondere für ein vielfältiges globales Publikum, da deren Standorte, Sprachen und Barrieren die Gestaltung des Aufbaus beeinflussen müssen.
Dann geht es an die praktischen Aspekte. Die Auswahl der richtigen Plattform, die Gestaltung von Sitzungsformaten, die den Bedürfnissen der Mitglieder entsprechen, und die sorgfältige Gestaltung von Räumen für echte Interaktion. Cecilia räumt mit charakteristischer Offenheit ein: „Wir sind Soziologen, aber selbst wir mussten daran erinnert werden, dass echte Interaktion nicht einfach so passiert. Man muss bewusst die Bedingungen dafür schaffen.“
Ein entscheidender, oft übersehener Schritt ist die letzte Säule des Toolkits: Messung und Vermächtnis. Was hat funktioniert und was nicht? Wie können wir daraus lernen und uns für das nächste Mal verbessern?
Das Ergebnis ist ein strukturierter Ansatz zur Konferenzplanung, der auf der Realität der ISA aufbaut und den andere Wissenschaftsorganisationen weltweit problemlos übernehmen können.
Die vielleicht wichtigste Lektion, die Cecilia aus dieser Reise mitnahm, war die Erkenntnis, dass Veränderung ein kontinuierlicher Prozess ist. Sie ermutigt ihr Team, jede Entscheidung als kleines Experiment zu betrachten und sich dabei von Fragen wie diesen leiten zu lassen: Funktioniert das für unsere Mitglieder? Wenn nicht, wie können wir es anpassen? Das Team hat diese Denkweise und Herangehensweise in ein Projekt zur Neugestaltung der Website eingebracht, für das derzeit ein Anbieter ausgewählt wird. Sie hofft, dass die veränderte Perspektive, die Mitglieder als Hauptnutzer der Tools zu betrachten, zu einem Leitprinzip wird, das in die Entscheidungsfindung einfließt.
Das Sekretariat hat sich von der Hoffnung auf die Besetzung leerer Konferenzräume zu einer aktiven Fokussierung auf die wahren menschlichen Bedürfnisse der ISA-Mitglieder und der von ihnen betreuten Gemeinschaften entwickelt. Mit dem weiteren Ausbau des digitalen Ökosystems der ISA geht ein neues Zielbewusstsein und ein Versprechen einher: Kein Soziologe wird zurückgelassen.
Bild: Der Hybrid ISA-Weltkongress für Soziologie, Melbourne, Australien, 2023. Quelle: © International Sociological Association.
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